Когда составляют график отпусков

Составляем график ежегодных отпусков


Бесплатная юридическая консультация:

26.12.2

Из этой статьи вы узнаете: зачем нужен график отпусков работников, как составить такой график и может ли меняться период отпуска, указанный в графике отпусков.

Оглавление:

Что можно сделать на практике: руководствуясь нашими рекомендациями, согласовать с работниками периоды их отпусков с учетом требований действующего законодательства, интересов работодателя и работников.

Что такое график отпусков?

График отпусков – это установленная работодателем и согласованная с работником и с профсоюзным комитетом (при наличии такового) очередность предоставления работодателем ежегодных оплачиваемых отпусков (основных и дополнительных) своим работникам с сохранением места работы (ч. 4 ст. 79 КЗоТ; ч. 10, 11 ст. 10 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР, далее – Закон № 504).


Бесплатная юридическая консультация:

Чем предусмотрено предоставление работнику ежегодного оплачиваемого отпуска?

Работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы, а работодатель обязан предоставить работнику такой отпуск согласно ч. 2 ст. 2, ст. 74 КЗоТ; ст. 2 Закона № 504.

Запрещено не предоставлять работнику отпуск полной продолжительности на протяжении двух лет подряд (ч. 5 ст. 11 Закона № 504). Это является грубым нарушением трудовых прав работника, за которое на должностных лиц работодателя-предприятия либо на работодателя-предпринимателя может быть наложен штраф в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 догрн.) (ч. 1 ст. 41 КУоАП).

Зачем нужен график отпусков?

Во-первых, наличие у работодателя графика отпусков работника на каждый календарный год предусмотрено требованиями КЗоТа (ч. 4 ст. 79) и Закона № 504 (ч. 10 ст. 10).

А во-вторых, предоставление работникам отпус­ков должно быть упорядочено. Ведь если большинство работников захотят уйти в отпуск одновременно, например летом или на период новогодних праздников, это сделает невозможной нормальную хозяйственную деятельность работодателя. А кроме того, спровоцирует конфликты как между работниками, так и между работником и работодателем.


Бесплатная юридическая консультация:

Чтобы безболезненно совместить планы работодателя и работников, не нарушить требования трудового законодательства, избежать ссор между работниками по поводу того, кто и когда идет в отпуск, и обеспечить работодателя персоналом для выполнения необходимых работ, нужен график отпусков, составленный с учетом интересов производства и работников.

В какой форме и в какие сроки должен быть составлен график отпусков?

Действующим законодательством не установлены конкретные сроки составления и форма графика отпусков. Поэтому при составлении графика работодатель вправе:

  • в своих локальных документах самостоятельно установить сроки, когда должен быть составлен график отпусков. Но лучше ориентироваться на срок, установленный Типовыми правилами, утвержденными постановлением Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам от 20.07.84 г. № 213 (п. 20 разд. V) – до 5 января года, на который составляется график;
  • составить график можно в произвольной форме (письмо Минтруда и соцполитики от 13.05.10 г. № 140/13/116-10).

График должен быть утвержден руководителем предприятия, согласован с профсоюзным комитетом или уполномоченным представителем трудового коллектива. Если профсоюз или орган, уполномоченный представлять интересы трудового коллектива, отсутствует, то график отпусков утверждается только руководителем предприятия или работодателем-предпринимателем.

В графике необходимо указать:


Бесплатная юридическая консультация:

  • фамилию, инициалы, должность каждого работника;
  • планируемый период предоставления отпуска.

С графиком отпусков работников необходимо ознакомить под подпись.

Какие нюансы следует учесть при составлении графика отпусков?

Составляя график отпусков, работодатель должен учесть законодательные требования, а именно:

1. Отдельные категории работников имеют право уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время либо до истечения 6 месяцев непрерывной работы у работодателя (ч. 7, 12 ст. 10 Закона № 504). К таким категориям в том числе отнесены:

  • несовершеннолетние;
  • инвалиды;
  • женщины в период перед отпуском в связи с беременностью и родами или после такого отпуска;
  • женщины, имеющие 2 и более детей в возрасте до 15 лет.

2. По желанию работника ежегодный отпуск может предоставляться частями, при этом основная часть должна составлять не менее 14 календарных дней (далее – к. д.) (ч. 1 ст. 12 Закона № 504).


Бесплатная юридическая консультация:

3. Работники имеют право на дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска разной продолжительности (ст. 7, 8 Закона № 504), например:

  • за работу с вредными и тяжелыми условиями труда – до 35 к. д. по Списку производств, цехов, процессий и должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, приведенному в приложении 1 к постановлению КМУ от 17.11.97 г. № 1290 (далее – Постановление № 1290);
  • за особый характер труда: – до 35 к. д. – работникам, занятым на работах по Списку производств, работ, профессий и должностей, работа на которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой либо выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, приведенному в приложении 2 к Постановлению № 1290; – до 7 к. д. – работникам с ненормированным рабочим днем согласно списку работ и должностей, определенных коллективным договором.

Конкретная продолжительность ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда устанавливается коллективным или трудовым договором в зависимости от периода занятости работника в таких условиях.

4. Общая продолжительность ежегодных отпусков (основного и дополнительного) не может превышать 59 к. д., а для работников, занятых на подземных горных работах, – 69 к. д. (ч. 3 ст. 10 Закона № 504).

Как согласовать периоды отпусков с работниками?

Если на предприятии большой штат работников, работающих в разных подразделениях, либо предприятие имеет территориально удаленные от главного офиса подразделения, то на практике графики отпусков первоначально согласовываются в каждом подразделении.

Сведения о стаже, дающем право на оплачиваемый ежегодный отпуск, и сведения о наличии оснований для предоставления работнику дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска учитываются в отделе кадров (отделе персонала) предприятия – в личной карточке работника по типовой форме № П-2, утвержденной приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.09 г. № 495/656. А подтверждающие документы, как правило, хранятся в личном деле работника.


Бесплатная юридическая консультация:

Если устно согласовать периоды отпусков затруднительно либо в штате работает проблемный сотрудник (склонный писать жалобы, претензии по поводу и без), тогда кадровой службе предприятия следует известить непосредственного руководителя подразделения о количестве дней ежегодных основного и дополнительного отпуска, причитающихся его подчиненным в текущем году. Такая информация поможет согласовать периоды предполагаемых отпусков с учетом производственной необходимости и личных интересов каждого работника подразделения. Известить можно служебной запиской в произвольной форме или по предложенному нами образцу (см. образец 1).

Чтобы избежать ошибок в графике и недоразумений с работниками, можно передать в кадровую службу предприятия согласованный внутри подразделения график отпусков служебной запиской в произвольной форме либо по предложенному образцу (см. образец 2). И каждый работник своей подписью подтвердит согласие на отпуск в указанный в служебной записке период.

На основании сведений, полученных от подразделений, кадровая служба составляет единый график отпусков для всех работников предприятия. Составить график отпусков вы можете в произвольной форме либо воспользоваться предложенным образцом (см. образец 3), отразив в графике периодичность предоставления работникам отпусков по каждому подразделению.

Возможно, работодателю удобнее составить не один общий график отпусков на всех работников предприятия, а отдельные графики на каждое подразделение. Для этого можно использовать вышеприведенный образец либо составить график в виде приказа или распоряжения (см. образец 4).

Может ли меняться период предоставления отпуска, установленный графиком отпусков?

График отпусков – это, конечно, не догма. И первоначально согласованный период предоставления отпусков может меняться. Необходимость внесения изменений в согласованный и утвержденный график отпусков может быть обусловлена разными причинами. Например, у работника изменились личные планы и он хочет перенести на другое время свой ежегодный отпуск (например, вместо августа хочет отдыхать в сентябре), а работодатель против этого не возражает. Либо кто-то из работников подразделения уволился, а на его место принят новый работник, и понятно, что этому новому работнику отпуск может быть предоставлен в иное время, нежели запланировал его предшественник.


Бесплатная юридическая консультация:

А кроме того, если работник продолжает работать, то продолжительность положенного ему отпуска увеличивается. И работник вправе воспользоваться отпуском как за ранее отработанные периоды, так и уже за новый период, например за 2017 год. Законодательство не устанавливает ограничений и запретов на внесение изменений в согласованный и утвержденный график отпусков.

Если первоначально согласованный период отпуска меняется, то в этом случае целесообразно:

  • либо получить от работника письменное заявление о переносе даты его отпуска на другую дату,
  • либо, чтобы в заявлении о предоставлении отпуска работник указал причину изменения периода ежегодного очередного отпуска.

Выводы

Планирование отпусков работников в первую очередь необходимо работодателю. Это позволит ему:

  • обеспечить себя необходимым персоналом для ведения производственной деятельности;
  • соблюсти требования трудового законодательства.

А выбрать максимально удобную форму для составления графика отпусков работодатель может самостоятельно.

Бесплатная юридическая консультация:

Источник: http://uteka.ua/publication/commerce-12-zarplaty-i-kadry-3-sostavlyaem-grafik-ezhegodnyx-otpuskov

График отпусков. Практические вопросы составления, утверждения, внесения изменений и применения

Законодательством установлен общий порядок и сроки предоставления отпусков. Очередность предоставления отпусков определяется графиком, а порядок предоставления их конкретизируется внутренним нормативным актом.

В правилах уточняется вид отпуска — ежегодный основной отпуск, который существенно отличается от других, в частности дополнительных ежегодных отпусков.Читатели узнают, от чего зависит право на ежегодный основной отпуск, какие важные условия следует учитывать, составляя график отпусков, и какие сведения должны содержаться в нем. В статье также разъясняется, когда допускается вносить изменения в график отпусков и как его применять.

Общий порядок и сроки предоставления отпусков установлены частью десятой статьи 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15 ноября 1996 года № 504/96-ВР (далее — Закон № 504) и пунктом 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20 июля 1984 года № 213.

Очередность предоставления отпусков определяется графиком, который утверждается собственником или уполномоченным им органом и доводится до сведения всех работников. График должен быть согласован с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. При составлении графика учитываются интересы производства, личные интересы работников и возможности для их отдыха.

На предприятиях, в учреждениях, организациях (далее — предприятие), в государственных органах и органах местного самоуправления порядок предоставления отпусков должен быть конкретизирован обязательным внутренним (локальным) нормативным актом — правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 142 КЗоТ Украины). Этот порядок устанавливается в разделе «Рабочее время и его использование» упомянутых правил и может быть следующим:


Бесплатная юридическая консультация:

  • Работникам (краткое название предприятия) предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью (число) календарных дней (продолжительность указывается в зависимости от категории работников согласно Закону № 504 и другим законам Украины).
  • Очередность предоставления отпусков определяется графиком, который утверждается (должность руководителя) по согласованию с профсоюзным комитетом (профсоюзным представителем или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом) и доводится до сведения всех работников.
  • График составляется на каждый календарный год до 5 января.
  • График является обязательным для обеих сторон трудовых отношений.
  • Конкретная дата предоставления ежегодного отпуска в пределах, установленных графиком, согласовывается между работником и (орган управления предприятием). О дате начала отпуска работник уведомляется письменно не позднее чем за две недели до обусловленного срока.
  • По заявлению работника часть неиспользованного отпуска, превышающего 24 календарных дня, может быть заменена денежной компенсацией.

По желанию работника ежегодный отпуск может предоставляться по частям, если: основная непрерывная его часть будет составлять не менее 14 календарных дней; существуют другие условия (исходя из того, что законодательством работнику предоставляется только возможность, а не право на деление отпуска, могут быть предусмотрены следующие условия: часть отпуска продолжительностью, кратной 7, предоставляется только по уважительным причинам, либо часть ежегодного отпуска будет предоставляться в день, следующий за днем предыдущей.

Эти примеры других условий деления отпуска не являются нарушением прав работника или норм законодательства о труде. К тому же наличие таких условий исключает нарушение требований Закона № 504 о предоставлении отпусков в календарных днях).

В правилах внутреннего трудового распорядка предприятия не случайно конкретизирован вид отпуска «ежегодный основной отпуск», поскольку он существенно отличается от других, в частности от дополнительных ежегодных отпусков, а именно:

  • за работу с вредными и тяжелыми условиями труда и особый характер труда;
  • отдельным категориям работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных, географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья;
  • работникам с ненормированным рабочим днем (предоставляется без каких-либо дополнительных оснований и условий, если выполняется основное условие: работник должен состоять в трудовых отношениях с предприятием, т. е. работать по трудовому договору).

Право на ежегодный основной отпуск не зависит от места работы (основное или по совместительству, в частности на том же предприятии), срока трудового договора (бессрочный, срочный, временный, сезонный), режима рабочего времени (неполная рабочая неделя, день и т. п.).

Обратить внимание


Бесплатная юридическая консультация:

На ежегодный основной отпуск и другие виды отпусков не имеют права лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, например, по договорам подряда, предоставления услуг, авторским договорам.

Ежегодный основной отпуск предоставляется работникам за отработанный рабочий год, который, в отличие от календарного, отсчитывается со дня заключения трудового договора (ст. 6 Закона № 504).

В соответствии со статьей 42 Уголовно-исполнительного кодекса Украины лицам, осужденным к наказанию в виде исправительных работ, предоставляется отпуск, время которого не засчитывается в срок отбывания наказания.

Поскольку законодательство о труде не допускает разрыва во времени между заключением трудового договора и началом работы, формулировка «со дня заключения трудового договора» равнозначна формулировке «со дня начала работы». Поэтому рабочий год исчисляется с первого дня работы включительно (по табелю учета рабочего времени).

Продолжительность ежегодного основного отпуска устанавливается в зависимости от категории работников согласно Закону № 504 и другим законам Украины, а не от времени занятости работников в тех или иных условиях.

Право на ежегодный основной отпуск определяется стажем работы, который исчисляется в соответствии со статьей 9 Закона № 504.


Бесплатная юридическая консультация:

Отметим, что в стаж работы, дающий право на этот отпуск, не засчитывается:

  • время частично оплачиваемого отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;
  • отпуск без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до достижения им шестилетнего возраста, а если ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависимый) — до достижения ребенком шестнадцатилетнего возраста.

Составление и утверждение графика отпусков

На практике график предоставления отпусков составляется кадровой службой (отдел кадров, отдел для работы с персоналом, должностное лицо, на которое возложена обязанность вести кадровую работу) обычно до 1 января следующего года. Основанием для его составления являются предложения руководителей структурных подразделений (они должны быть оформлены в порядке, установленном на предприятии) с возможными коррективами, которые вносятся с учетом положений Закона № 504. В частности, при составлении графика следует прежде всего учитывать интересы производства. Однако нельзя пренебрегать и личными интересами работников, возможностями для их отдыха, а также положениями статьи 10 Закона № 504, которая предусматривает, что работникам определенных категорий по их желанию ежегодные отпуска предоставляются в удобное для них время.

Такими категориями работников, в частности, являются:

  • лица в возрасте до восемнадцати лет;
  • инвалиды;
  • женщины перед отпуском по беременности и родам или после него;
  • женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до пятнадцати лет или ребенка-инвалида (ребенком в соответствии со статьей 1 Закона Украины «Об охране детства» от 26 апреля 2001 года № 2402-III считается лицо в возрасте до восемнадцати лет включительно);
  • одинокие матери (отцы), воспитывающие ребенка без отца (матери) (одинокой матерью считается женщина, не состоящая в браке и в свидетельстве о рождении ребенка которой нет записи об отце ребенка либо запись об отце сделана в установленном порядке по указанию матери; вдова; женщина, воспитывающая ребенка без отца, в том числе разведенная женщина, которая воспитывает ребенка без отца, хотя и получает алименты, а также женщина, вступившая в брак, если новый муж не усыновил ее ребенка).

Чтобы реализовать свое право на отпуск в удобное время, одинокая мать должна представить следующие документы: свидетельство о рождении ребенка, справку органов регистрации актов гражданского состояния об основаниях внесения в книгу регистрации рождений сведений об отце ребенка; вдова — свидетельство о браке и свидетельство о смерти мужа; разведенная женщина — свидетельство о расторжении брака; жены (мужья) военнослужащих; ветераны труда и лица, имеющие особые трудовые заслуги перед Родиной.


Бесплатная юридическая консультация:

Все это поможет вам сделать бухгалтер.

Обратить внимание

Следует также учитывать, что руководителям, педагогическим, научным, научно-педагогическим работникам, специалистам учебных заведений ежегодные отпуска полной продолжительности в первый и последующие рабочие годы предоставляются в период летних каникул.

С учетом специфики производства возможно предоставление ежегодных основных отпусков одновременно группе работников, например в период уменьшения объемов производства, что должно быть отражено в графике.

При составлении графика предоставления отпусков важно обеспечить выполнение требования статьи 10 Закона № 504: «Ежегодные основной и дополнительные отпуска предоставляются работнику с таким расчетом, чтобы они были использованы, как правило, до окончания рабочего года».


Бесплатная юридическая консультация:

Обратить внимание

Запрещается непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодных отпусков в течение рабочего года лицам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, имеющим право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.

Одновременно или отдельно от ежегодного основного отпуска работникам по их заявлению можно предоставлять ежегодные дополнительные отпуска согласно части второй статьи 10 Закона № 504 (понятно, что эти отпуска предоставляются вне графика).

График предоставления отпусков составляется в произвольной форме. Обычно он содержит следующие сведения:

  • графа 1 — порядковый номер структурного подразделения (если необходимо) или фамилии работника (на небольших предприятиях);
  • графа 2 — название структурного подразделения;
  • графа 3 — фамилия, имя, отчество работника;
  • графа 4 — должность (профессия) работника;
  • графа 5 — месяц предоставления отпуска (в графике не указывается дата начала отпуска);
  • графа 6 — месяц предоставления отпуска в случае его переноса;
  • графа 7 — основания переноса отпуска (номер и дата приказа);
  • графа 8 (не обязательная) — период, за который предоставляется отпуск (рабочий год) (приложение 1).

График утверждается руководителем предприятия.


Бесплатная юридическая консультация:

Внесение изменений в график отпусков

После утверждения графика в течение года допускается вносить в него изменения, касающиеся установления нового срока предоставления отпуска в связи с его переносом (оформляется приказом руководителя предприятия). Инициатором переноса отпуска может быть как руководитель предприятия, так и работник. Перенести отпуск по инициативе руководителя возможно только в том случае, когда предоставление отпуска по утвержденному графику может неблагоприятно сказаться на нормальной работе предприятия.

Приказ о переносе отпуска издается, если:

  • имеется письменное согласие работника на перенос отпуска;
  • вопрос о переносе отпуска согласован в установленном порядке с профсоюзным или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом;
  • перенос не является системным;
  • часть отпуска продолжительностью 24 календарных дня работник использует в текущем рабочем году.

Ежегодный отпуск по требованию работника должен быть перенесен на другой период, если:

  • руководитель предприятия нарушил срок письменного уведомления о времени предоставления отпуска;
  • работнику своевременно не выплачена заработная плата за время ежегодного отпуска (выплачивается не позднее чем за три дня до его начала);
  • работник временно нетрудоспособен на день начала отпуска, что удостоверено в установленном порядке;
  • наступает срок отпуска по беременности и родам;
  • ежегодный отпуск совпадает с отпуском в связи с учебой, выполнением работником государственных или общественных обязанностей, если согласно законодательству он подлежит на это время освобождению от основной работы с сохранением заработной платы.

Обратить внимание

Приведенные основания переноса отпусков являются исчерпывающими и расширению не подлежат.


Бесплатная юридическая консультация:

Перенос отпуска по инициативе работника также оформляется приказом.

Применение графика отпусков

В соответствии со статьей 10 Закона № 504 конкретный период предоставления ежегодного основного отпуска (определенный в графике или измененный впоследствии одной из сторон трудовых отношений) согласовывается между руководителем предприятия (обычно это происходит на уровне руководителя работника или кадровой службы) и работником. Кадровая служба обязана письменно предупредить работника о дате начала отпуска не менее чем за две недели (согласно ст. 2411 КЗоТ срок, исчисляемый неделями, заканчивается в соответствующий день недели, т. е. если отпуск начинается во вторник, то именно во вторник работник должен получить уведомление о начале отпуска, значит, вручить его можно в понедельник).

При этом первый экземпляр письменного уведомления должен быть вручен работнику, а второй с его подписью, удостоверяющей получение уведомления, хранится в кадровой службе до окончания отпуска.

Предоставление ежегодных отпусков оформляется приказом руководителя предприятия. Воспользоваться при этом можно бланком, изготовленным на предприятии, или типовой формой № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска», утвержденной приказом Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 5 декабря 2008 года № 489.

На практике издаются как индивидуальные, так и сводные (групповые) приказы, объединяющие всех работников, которым данным приказом предоставляются отпуска.


Бесплатная юридическая консультация:

Основания для издания приказа:

  • график отпусков (предоставление ежегодного основного отпуска или его части, составляющей не менее 14 календарных дней);
  • заявление работника и график отпусков (одновременное предоставление ежегодных основного и дополнительных отпусков);
  • заявление работника (предоставление ежегодного дополнительного отпуска).

На основании приказа (списка) о предоставлении ежегодного основного (дополнительного) отпуска вносятся соответствующие записи в раздел IV «Отпуска» личной карточки по форме № П-2, утвержденной приказом Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 5 декабря 2008 года № 489.

Источник: http://www.work.ua/articles/career/449/

График отпусков

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

Когда составляется график отпусков на следующий год

График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год должен быть утвержден не позднее 17.12.2018.


Бесплатная юридическая консультация:

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

  • мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
  • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
  • почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ );
  • супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ );
  • чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:


Бесплатная юридическая консультация:

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать здесь.

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:


Бесплатная юридическая консультация:

ООО «Солнечный зайчик»

о составлении графика ежегодных отпусков

г. Москва 19.11.2018

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.


Бесплатная юридическая консультация:

При подготовке информации необходимо учесть:

— пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

— пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

— период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

— главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

— начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

— начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2019 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков.

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7 ):

  • в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
  • в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
  • в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
  • в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

  • отруб. доруб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
  • от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:

Источник: http://glavkniga.ru/situations/k501444

Как составить график отпусков: шаг за шагом

Статті за темою

Очередность предоставления отпусков определяется графиками, которые утверждает собственник или уполномоченный им орган (далее — работодатель) с дальнейшим согласованием с избирательным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим органом, уполномоченным представлять интересы трудового коллектива. С графиками отпусков должны быть ознакомлены все сотрудники (ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках) и ст. 79 Кодекса Законов о Труде (КЗоТ).

Таким образом, график отпусков — это локальный нормативный акт предприятия, учреждения, организации (далее — организация), в котором установлена очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году. В этом документе изложены ведомости о распределении времени отпусков между сотрудниками всех структурных подразделений. Составление графика отпусков должно осуществляться ежегодно на следующий календарный год.

График отпусков — это не только обязательный организационный документ, а и удобный инструмент планирования. С помощью такого графика решаются два важных вопроса:

  • гарантируется реализация права сотрудников на отдых, причем с учетом их личных интересов;
  • учитываются интересы работодателя, который имеет возможность спланировать и обеспечить нормальную работу организации при условии прогнозированного отсутствия сотрудников.

Наличие графика дает возможность работодателю своевременно в письменной форме предупредить сотрудника о дате начала отпуска, подготовить распорядительные документы, выплатить заработную плату за время отпуска, в конце концов, отправить в отпуск сотрудника, который по каким-либо причинам отказывается использовать свое право на отдых.

Работодатель обязан в письменной форме предупредить сотрудника о дате начала отпуска, но не позднее, чем за две недели до установленного срока (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках).

Как составить график отпусков так, чтобы учесть обязательные моменты, такие как:

  • личные интересы сотрудников и возможности для их отдыха;
  • требования законодательства о труде;
  • интересы производства.

Исходя из содержания ст. 10 Закона об отпусках, на работодателя возлагается обязанность составлять график только ежегодных отпусков (основного и дополнительного). Однако, учитывая необходимость планирования очередности предоставления всех возможных видов отпусков, необходимо включать в график не только ежегодные, а и другие оплачиваемые отпуска, в том числе дополнительный социальный отпуск на детей (ст. 19 Закона об отпусках).

Сразу отметим, что форма графика отпусков произвольная (скачать форму), поскольку законодательство не предусматривает конкретного оформления этого документа.

ЭТАП 1. Издание руководителем организации приказа о составлении проекта графика отпусков

Начинать составлять график предоставления отпусков следует в конце ноября или начале декабря, поскольку утвердить этот документ и ознакомить с ним сотрудников следует не позднее конца текущего года. Такие сроки напрямую связаны с тем, что некоторые сотрудники могут планировать отдых с самого начала года.

Если процедура разработки графика отпусков не регламентирована локальными нормативными актами, необходимо ее документировать соответствующим приказом руководителя организации.

ЭТАП 2. Установление продолжительности отпусков сотрудников

Шаг 1. Определяем категории сотрудников, которым, согласно законодательству, предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью более чем 24 календарных дня

Ежегодный основной отпуск предоставляется сотрудникам продолжительностью не менее чем 24 календарных дня (далее – к. д.) за отработанный рабочий год, который отсчитывается со дня подписания трудового договора.

Узнать, какие категории сотрудников имеют право на отпуск большей продолжительности, можно из ст. 6 Закона об отпусках.

Шаг 2. Определяем сотрудников, которые имеют право на дополнительные ежегодные отпуска, и устанавливаем продолжительность дополнительных отпусков

Следующий шаг — определить сотрудников, которые имеют право на дополнительные ежегодные отпуска:

  • за работу с вредными и сложными условиями (ст. 7 Закона об отпусках);
  • за особенный характер труда (ст. 8 Закона об отпусках).

Шаг 3. Определяем сотрудников, которые имеют право на другие дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством

Законодательством могут предусматриваться и другие дополнительные отпуска (п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона об отпусках). Речь идет, в частности, о дополнительном отпуске:

  • госслужащим за стаж государственной службы более 5 лет, продолжительностью до 15 к. д. (ст. 58 Закона № 889, постановление КМУ «Об утверждении Порядка предоставления государственным служащим дополнительных оплачиваемых отпусков» от 06.04.2016 № 270);
  • судьям за стаж работы более 10 лет, — продолжительностью 15 к. д. (ст. 136 Закона Украины «О судоустройстве и статусе судей» от 02.06.2016 № 1402-VIII);
  • прокурору, если стаж работы в органах прокуратуры превышает 10 лет, — продолжительностью до 15 к. д. (ч. 2 ст. 82 Закона № 1697);
  • гражданам, отнесенным к І и ІІ категориям населения, пострадавшим вследствие Чернобыльской катастрофы, — продолжительностью 14 рабочих дней (16 к. д.) (п. 22 ст. 20 и ст. 21 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.1991 № 796-ХІІ; далее – Закон № 796).

Общая продолжительность ежегодных основного и дополнительных отпусков не может превышать 59 к. д., а для сотрудников, занятых на подземных горных работах, – 69 к. д. (ч. 3 ст. 10 Закона об отпусках).

Шаг 4. Определяем сотрудников, которые имеют право на дополнительный отпуск, предоставляемый тем лицам, у которых есть дети или совершеннолетний ребенок-инвалид с детства подгруппы А І группы

Работающей женщине, которая имеет двух или более детей в возрасте до 15 лет, или ребенка-инвалида, или которая усыновила ребенка, или матери инвалида с детства подгруппы А І группы, одинокой матери, отцу ребенка или инвалида с детства подгруппы А І группы, или одному из приемных родителей предоставляется ежегодно дополнительный отпуск продолжительностью 10 к. д. без учета праздничных и нерабочих дней (ст. 73 КЗоТ).

При наличии нескольких оснований для предоставления такого отпуска его общая продолжительность не может превышать 17 к. д.

Шаг 5. Определяем сотрудников, которые имеют неиспользованные отпуска за предыдущие годы

Запрещено не предоставлять работникам ежегодный отпуск полной продолжительности на протяжении двух лет подряд. Кроме этого, нельзя запретить идти в отпуск на протяжении рабочего года лицам в возрасте до 18 лет и сотрудникам, которые имеют право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особенным характером труда (ч. 5 ст. 11 Закона об отпусках).

То есть, если на протяжении соответствующего года сотрудник по каким-либо причинам не использовал ежегодный отпуск (или его часть) или дополнительный, то он имеет право на его получение в следующем году или на компенсацию при увольнении.

Чтобы не нарушать требования ст. 11 Закона об отпусках и не накапливать дни неиспользованных отпусков, следует их предусматривать при составлении графика отпусков.

Определить количество неиспользованных отпусков можно, например, по Журналу учета отпусков или из личных карточек сотрудников (типовая форма №П-2).

ЭТАП 3. Определение сотрудников, которые имеют право на получение отпуска в удобное время или в летний период

Для того чтобы правильно установить очередность отпусков, прежде всего необходимо определить сотрудников, которым, согласно законодательству, предоставлено право использования отпуска в удобное для них время или в летний период.

График отпусков составляется с целью равномерного распределения отпусков всех сотрудников, чтобы отсутствие конкретного человека не отражалось на деятельности организации. То есть сотрудников, которые имеют право на использование отпуска в удобное для них время, необходимо также включать в график очередности отпусков с указанием удобного для них периода.

ЭТАП 4. Определение возможного времени начала отпуска для сотрудников, принятых во втором полугодии текущего года

Право сотрудника на ежегодный основной и дополнительный отпуска полной продолжительности в первый год работы наступает после истечения шести месяцев беспрерывной работы в организации. В случае предоставления указанных ежегодных отпусков до завершения шестимесячного срока беспрерывной работы их продолжительность определяется пропорционально отработанному времени, за исключением случаев, предусмотренных ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках (ч. 5, 6 ст. 10 Закона об отпусках).

Если сотрудник еще не проработал шесть месяцев, то ежегодный отпуск полной продолжительности по желанию самого сотрудника может быть предоставлен только в случаях, определенных ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках.

Сотрудники, не указанные в ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках, принятые во втором полугодии текущего года, будут иметь право на отпуск в зависимости от даты приема на работу.

Определяя право сотрудника на отпуск в календарном году, на который составляется график предоставления отпусков, следует учитывать один момент. У сотрудника, принятого на работу в текущем году, в следующем календарном году право на отпуск может возникнуть дважды.

При предоставлении отпуска в одном календарном году, но за два разных рабочих года, важно, чтобы второй отпуск был предусмотрен в графике не ранее начала рабочего года, за который предоставляется отпуск.

ЭТАП 5. Составление руководителями структурных подразделений проектов графиков отпусков структурных подразделений

Даже при небольшой численности сотрудников в организации кадровая служба не всегда может самостоятельно составить график, и, в принципе, это нецелесообразно. Самой удобной (и используемой во множестве организаций) является схема, когда проекты графиков составляются в каждом структурном подразделении отдельно.

При таком подходе руководители структурных подразделений готовят проекты графиков, в которых определяется очередность предоставления отпусков работникам подразделений. На основании таких проектов кадровая служба составляет сводный график отпусков сотрудников организации в целом.

Шаг 1. Уведомляем руководителей структурных подразделений о сроке подготовки графиков отпусков сотрудников подразделений, предоставляем информацию, необходимую для составления графиков

Чтобы руководители подразделений имели возможность учитывать все требования Закона об отпусках, в частности, увеличенную продолжительность отпусков отдельным категориям сотрудников, право на отпуск в удобное время, стаж работы, который дает право на отпуск, кадровая служба должна предоставить руководителям подразделений необходимую информацию, например, при помощи уведомления.

Шаг 2. Руководитель подразделения проводит опрос работников о времени использования отпусков в следующем календарном году и разделе отпусков

На основе информации, предоставленной в уведомлении, руководители подразделений проводят опрос сотрудников.

Сроки начала отпусков определяются с учетом даты начала соответствующего рабочего года и стажа работы, который дает право на отпуск (ст. 82 КЗоТ, ст. 9 Закона об отпусках).

Пожелания сотрудников могут быть оформлены в виде заявлений или собираться при помощи анкет, опросных листков. Руководители подразделений составляют сводную ведомость о периодах использования отпусков.

Ежегодный отпуск по желанию сотрудника может быть поделен на части любой продолжительности при условии, что основная беспрерывная его часть будет составлять не менее 14 к. д. (ч. 6 ст. 79 КЗоТ и ч. 1 ст. 12 Закона об отпусках).

Приведенные правовые нормы не связывают возможность раздела отпуска на части с его видом — это ежегодный основной или дополнительный. Соответственно любой из них, на который сотрудник имеет право, может быть поделен на части. Необходимо учитывать пожелания сотрудника еще на этапе подготовки проекта графика. Ведь, если график отпусков уже утвержден, то он является обязательным для выполнения, как работодателем, так и сотрудником. Поэтому при наличии письменного подтверждения того, что в графике отпуск был поделен по желанию сотрудника, работодатель может не удовлетворить просьбу сотрудника о предоставлении отпуска полной продолжительности.

Если в графике был запланирован отпуск полной продолжительности, сотрудник справе обратиться к работодателю с просьбой о его разделе на части на протяжении рабочего года с соответствующим отображением в графике.

Как правило, большинство сотрудников хочет идти в отпуск летом или в начале осени, поэтому руководителю подразделения придется соотнести пожелания работников с интересами производства и условиями законодательства о труде.

Шаг 3. Руководитель подразделения учитывает интересы производства

При подготовке графика для беспрерывно действующей организации количество сотрудников, необходимых для обеспечения ее деятельности, должно быть учтено.

Особое внимание следует уделить определению очередности отпусков руководящих сотрудников, в частности, руководителей подразделений. Необходимо предусмотреть, чтобы во время отпусков таких сотрудников на работе оставались их заместители.

Шаг 4. Руководитель подразделения учитывает правила присоединения дополнительных отпусков к основному

При составлении графиков следует учитывать, что отпуск предоставляется за рабочий год, который отсчитывается от даты подписания трудового договора.

Ежегодные дополнительные отпуска по желанию сотрудника могут предоставляться одновременно с ежегодным основным отпуском или отдельно от него (ч. 2 ст. 10 Закона об отпусках). Поэтому порядок использования сотрудником основного и дополнительного отпусков следует выяснить на этапе подготовки проекта графика.

Если сотрудник желает использовать указанные отпуска отдельно один от другого, необходимо помнить, что запланировать их нужно с таким расчетом, чтобы они были использованы до окончания рабочего года (ч. 4 ст. 10 Закона об отпусках).

Шаг 5. Руководитель подразделения составляет график предоставления отпусков сотрудников подразделения, доводит до сведения сотрудников

Ежегодные основной и дополнительный отпуска предоставляются сотруднику с таким расчетом, чтоб они были использованы до завершения рабочего года (ч. 4 ст. Закона об отпусках).

В ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках предусмотрено правило необходимости согласования между сотрудником и работодателем конкретного времени ежегодных отпусков в пределах, установленных графиком. Это позволяет утверждать, что стороны должны прийти к согласию о времени предоставления отпуска.

Доказать, что сотрудник принимал участие в подготовке графика и его интересы и пожелания были учтены, можно с помощью нескольких способов.

Первый способ заключается в том, что форму графика, который прилагается к уведомлению, дополняют графой «С графиком ознакомлен, с очередностью согласен», в которой сотрудник должен поставить подпись. Это и будет служить соответствующим подтверждением. Если вследствие некоторых обстоятельств (продолжительности командировки, болезни, отпуска) проект графика структурного подразделения составлялся без учета пожеланий (интересов) кого-то из сотрудников, следует получить письменное подтверждение того, что сотрудник не против предложенного ему периода отпуска.

Второй способ часто используется в организациях небольших или неструктурированных. На этапе подготовки проекта графика составляется специальное письмо-уведомление, в котором сотрудники собственной подписью удостоверяют, что они ознакомлены с графиком и не протестуют против установленной очередности.

Шаг 6. Анализируем проекты графиков отпусков сотрудников структурных подразделений, при необходимости корректируем, согласовываем изменения с руководителями подразделений и сотрудниками

Специалисты кадровой службы анализируют проекты графиков, при необходимости корректируют их, например, в случае, если при составлении графиков учтены не все требования законодательства о труде или интересы производства.

Откорректированные графики обсуждаются с руководителями соответствующих подразделений и непосредственно с сотрудниками.

ЭТАП 6. Составление, согласование, утверждение графика отпусков сотрудников организации

Шаг 1. Составляем сводный график отпусков сотрудников организации

Завершив работу со всеми структурными подразделениями организации, кадровая служба приступает к формированию сводного, единого графика. Именно он и является тем документом, предусмотренным ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках и ч. 4 ст. 79 КЗоТ.

Право на отпуск имеют граждане Украины, иностранцы и лица без гражданства, которые работают в Украине и находятся в трудовых отношениях с организациями независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также работают по трудовому договору и у физического лица (ст. 2 Закона об отпусках и ст. 74 КЗоТ). Соответственно, в проект графика необходимо включать всех наемных сотрудников, которые работают в организации, в том числе, работников, которые не входят в состав структурных подразделений (например, руководитель организации, его заместители, помощники руководителя и др.).

Следует учесть, что в период отпусков в организации должен оставаться тот, кто имеет право подписи, в частности, финансовых, кадровых документов.

Иногда по разным причинам запланированный период отпуска не совпадает с фактическим. Поэтому в графике следует предусмотреть графу для внесения информации о переносе отпуска, в которой будет указываться причина и новая согласованная сторонами дата. Кроме этого, можно дополнить график графой «Примечания», куда будет вноситься информация об использовании только части запланированного в календарном году отпуска, что упростит работу по подготовке проекта графика в следующем году, а также информация о замене части отпуска денежной компенсацией, естественно, с выполнением требований ч. 4 ст. 24 Закона об отпусках. Но продолжительность предоставленного сотруднику ежегодного и дополнительного отпусков не должна быть меньше 24 к. д.

Шаг 2. Согласовываем график отпусков с избирательным органом первичной профсоюзной организации или с другим представительным органом трудового коллектива

Составленный график согласовывается с избирательным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем), а в случае его отсутствия — с другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, например Советом трудового коллектива (ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках, ч. 4 ст. 79 КЗоТ).

Имеет смысл направлять проект графика для согласования с сопроводительным письмом, в котором следует указать, в частности, просьбу о сроке согласования (например, согласовать проект графика до 26.12.2016).

Шаг 3. Руководитель организации утверждает сводный график отпусков сотрудников организации

График предоставления отпусков утверждает работодатель (ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках).

На заранее оформленном грифе утверждения руководитель организации ставит личную подпись и дату утверждения. Датой утверждения графика отпусков является дата его подписания.

Шаг 4. Доводим график к сведению сотрудников организации

С утвержденным графиком должны быть ознакомлены все работники организации (ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках).

Порядок этой процедуры законодательством не определен, но обычно оформляется сбором подписей в письме-ознакомлении с графиком в графе «Подпись сотрудника» в самом графике. Извлечение из графика отпусков может быть также направлено руководителям структурных подразделений.

Источник: http://www.kadrovik01.com.ua/article/3986-kak-sostavit-grafik-otpuskov-shag-za-shagom-rus

×
Юридическая консультация онлайн